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6. Moderierte Übergabegespräche

Wenn Mitarbeiter auf Schlüsselpositionen das Unternehmen in absehbarer Zeit verlassen, bieten sich moderierte Übergabegespräche an, um Wissen weiterzugeben. Dabei handelt es sich um einen längeren moderierten Prozess, in dem Wissensgeber und Wissensnehmer in einen aktiven Dialog treten. Ziel ist es, ihre (verdeckten) Wissensbestände anzugleichen.

Mitarbeiter identifizieren

Zuerst müssen die Mitarbeiter identifiziert werden, die den Betrieb in absehbarer Zeit verlassen. Wenn das geschehen ist, sollte mit dem jeweiligen Vorgesetzten geklärt werden, welche Ansprüche dieser an den Wissenstransfer hat. Zu klären sind dabei beispielsweise, welche Tätigkeitsbereiche und Wissensbestände er für besonders wichtig hält und ob organisatorische Veränderungen den Prozess beeinflussen.

Einzelgespräche

Dann folgen Einzelgespräche mit dem Wissensgeber und dem Wissensnehmer. In den Gesprächen werden sie gefragt, wo sie besonderen Wissensbedarf sehen. Ihre Arbeitssituation, Arbeitsinhalte und ihr Arbeitsumfeld werden erfasst. Neben der Analyse der Ausgangssituation legen diese Gespräche auch den Grundstein für das Vertrauen zum Moderator.

Übergabegespräche

Anschließend erfolgen die eigentlichen Übergabegespräche. Über einen längeren Zeitraum treffen sich Wissensgeber und Wissensnehmer regelmäßig. Unterstützt durch den Moderator werden individuelle Erfahrungen, Erkenntnisse und Erlebnisse im Tätigkeitsbereich thematisiert Es werden Fragen besprochen wie:

  • Was war ihr größter Erfolg?

  • Was war eine besonders kritische Situation?

  • Wo liegen mögliche Konfliktpunkte?

  • Worauf muss besonders geachtet werden?

  • Wie lauten die ungeschriebenen Gesetze?

In der Zeit zwischen den gemeinsamen Sitzungen können Aufträge vereinbart werden, wie beispielsweise die gemeinsame Durchführung von wichtigen Tätigkeiten.

Nutzen und Stärken

Moderierte Übergabegespräche bieten den besonderen Vorteil, dass wichtiges Erfahrungswissen in einem begrenzten und relativ kurzen Zeitraum intensiv ausgetauscht wird und dass das Erfahrungswissen besonders gut dokumentiert werden kann.

Durch die Moderation wird sichergestellt, dass vermeintlich Klares nicht unter den Tisch fällt. Der Wissensnehmer profitiert von der Sicherheit, gut auf seinen neuen Tätigkeitsbereich vorbereitet zu sein.

Praxistipps

Der Erfolg von Übernahmegesprächen steht und fällt mit der Bereitschaft der Mitarbeiter und den Kompetenzen des Moderators bei der Gesprächsführung. Maßgeblich für die Bereitschaft der Mitarbeiter sind das Freiwilligkeitsprinzip sowie ausreichend Zeit für die eigentliche Übergabe. Mit einem Vorgänger, der seinen Arbeitsplatz unfreiwillig verlassen muss, macht diese Maßnahme beispielsweise keinen Sinn.

Der Moderator stellt sicher, dass die Beteiligten sich ausreichend Zeit für die Übergabe nehmen. Seine Gesprächsführungskompetenz entscheidet darüber, ob ein Austausch zwischen Wissensgeber und Wissensnehmer erfolgt und vertieft wird.

Mit Methoden wie dem zirkulären Fragen, Feedback, Visualisierung und Dokumentation gewährleistet er, dass ein gemeinsames Verständnis zwischen den Teilnehmern entsteht und scheinbar Selbstverständliches thematisiert wird. Einem Mitarbeiter, der seine Tätigkeit seit vielen Jahren erfolgreich ausübt, erscheinen wichtige Punkte häufig so normal, dass er sie dem neuen Mitarbeiter ohne gezieltes Nachfragen des Moderators kaum vermitteln würde.

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