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2. Gesamtbedarf ermitteln: Vorüberlegungen

Eine Planung des Personalbedarfs liefert immer nur vorläufige Daten. Deshalb ist die Wahl des Planungshorizontes besonders wichtig. Je kürzer dieser ist, umso zutreffender sind die Prognosen. Für zahlreiche Personalbeschaffungsmaßnahmen ist ein kurzer Planungszeitraum von bis zu einem Jahr, jedoch nicht ausreichend.

Langfristige Planung

Von einer langfristigen Planung kann erst ab einem Zeitraum von mehr als drei Jahren gesprochen werden. Planungsergebnisse für einen derart langen Zeitraum müssen dabei relativ vorläufig bleiben. Die zugrunde gelegten Annahmen ändern sich im Zeitverlauf fast immer (Grobplanung).

Eine langfristige Planung kann gerade bei der Personalbeschaffung sinnvoll sein. So wird beispielsweise mit dem schwindenden Fachkräfteangebot auch die Beschaffung des benötigten Personals immer zeitaufwändiger. Eine Grobplanung ist außerdem unverzichtbar für:

  • Eine effektive Laufbahngestaltung
  • Personalentwicklungsmaßnahmen für Unterqualifizierte
  • Ausbildungsprogramme
  • Diverse Hochschulmarketinginstrumente, wie Studiensubventionen
  • Nachwuchsförder- und Traineeprogramme

 

Mittelfristige Planung

Als mittelfristig werden Planungen zwischen einem und drei Jahren bezeichnet. Auch hier handelt es sich noch um relativ grobe Planungen. Innerhalb dieses Zeitraums können folgende Entwicklungen gut erfasst werden:

  • Technische und organisatorische Einflussgrößen
  • Umstellungen im Produktionsprogramm oder im Dienstleistungsangebot
  • Tarifliche und gesetzgeberische Änderungen

 

Kurzfristige Planung

Die kurzfristige Planung erstreckt sich auf eine Zeitspanne von bis zu einem Jahr. Dieser Planungshorizont eignet sich besonders für eine quantitative und qualitative Feinplanung, bis hin zur einzelnen Stelle. Die kurzfristige Planung ist bestens für die Personalbeschaffung und eintsprechende Marketingmaßnahmen geeignet.

Denn für diesen Zeitraum ergeben sich meist keine oder nur sehr wenige unerwartete Entwicklungen. Die meisten wesentlichen Planungsgrößen, wie einschlägige tarifvertragliche Regelungen oder das Produktions- und Absatzprogramm, sind relativ konstant. Auch der Personalbestand und der Netto-Personalbedarf sind gut absehbar.

Interne und externe Einflussfaktoren

Neben dem Zeitraum muss die Planung des Personalbedarfs stets noch weitere wichtige interne und externe Einflussfaktoren berücksichtigen. So empfiehlt es sich, die Planung in erster Linie an dem Absatz- und Produktionsplan auszurichten. Des Weiteren sollte die Unternehmensstrategie unbedingt beachtet werden. Denn kein Unternehmen sieht heute so aus, wie in drei oder fünf Jahren. Die Frage "Wie geht es weiter?" spielt für eine sinnvolle und effektive Planung eine entscheidende Rolle. Berücksichtigt werden sollte dabei:

  • Was sind die kritischen Herausforderungen, denen das Unternehmen gegenübersteht?
  • Was sind die wesentlichen Herausforderungen und Schlüsselrollen, um strategische Veränderungen umsetzen zu können?
  • Inwieweit sind die Bereiche, Abteilungen und Niederlassungen bereits in der Lage, diese Herausforderungen zu meistern?
  • Wo sind Lücken zwischen den notwendigen und aktuellen Fertigkeiten?


Mithilfe der folgenden Checkliste lässt sich überprüfen, ob alle Einflussfaktoren ausreichend in der Planung berücksichtigt wurden.

Verfahren zur Ermittlung des Gesamtbedarfs

Zwei Verfahren eignen sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen, die unkompliziert den gesamten Personalbedarf ermitteln möchten: das Schätzverfahren und die Kennzahlenmethode. Die folgende Übersicht zeigt Vor- und Nachteile der Methoden auf und erklärt, für welche Bereiche sie besonders geeignet sind.

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